採用計画の立て方を徹底解説！実施する際に注意すべきポイントも紹介

企業の成長にとって、優秀な人材の確保は非常に重要な要素です。

しかし、
「どのような人材をいつまでに採用すれば良いのか」
「採用活動を始めたものの、計画通りに進まない」
といった悩みを抱える担当者の方も少なくありません。

成功する採用活動には、しっかりとした「採用計画」が存在します。この計画があることで、採用の目的が明確になり、関係者全員が同じ方向を向いて活動を進められるのです。

この記事では、採用計画の基本的な考え方や、新卒・中途採用における違い、計画を立てる前の準備について詳しく解説します。さらに、採用計画の立て方を6つのステップに分けて解説します。計画の実行や改善のポイントも紹介するため、本記事を読めば効果的な採用計画を立てやすくなるでしょう。

採用担当者になったばかりの方や、現在の採用計画を見直したいと考えている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

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そもそも採用計画とは？

採用計画とは、会社の目標を達成するために、「いつまでに」「どのような人材を」「何人」「どうやって」採用するのかを具体的に定めた計画のことです。

行き当たりばったりで採用活動を行うと、必要な時期に人材を確保できなかったり、求める人物像とは異なる人材を採用してしまったりする可能性があります。一方で、事前にしっかりとした計画を立てておけば、採用活動の目的が明確になり、効率的に進められます。

また、採用に関わる人たちの間で共通の認識を持つことができるため、選考基準のばらつきを防ぎ、会社全体で一貫した採用活動が実現できます。採用計画は、企業の成長を支える人材を確実に確保するための重要な指針となるでしょう。

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採用計画における新卒・中途の違い

採用活動は、学生を対象とする「新卒採用」と、社会人経験者を対象とする「中途採用」の2種類に分けられます。どちらの採用を行うかによって、採用計画で考えるべき内容は大きく異なります。

ここでは、新卒採用と中途採用における計画の違いを5つの観点から説明するため、ぜひ参考にしてください。

採用スケジュールの違い

新卒採用と中途採用では、採用活動を行う時期や期間が大きく異なります。

新卒採用は、多くの企業が政府の指針や学生の卒業時期に合わせて、特定の期間に集中して行います。そのため、会社説明会から内定までの流れが1年以上の長期的なスケジュールになるケースが一般的です。

一方、中途採用は、急な欠員や事業拡大など、人材が必要になったタイミングで随時行われることがほとんどです。そのため、募集開始から採用決定までが数週間など、短期間で進むこともあります。

このように、採用対象によって活動のペースが全く異なるため、計画を立てる際はその違いを意識する必要があるでしょう。

人材要件と評価基準の違い

採用において求める人物像や、選考で重視する点・評価基準も、新卒と中途では異なります。

新卒採用では、応募者に社会人としての実務経験がないため、将来性や学習意欲、人柄といったポテンシャルを重視します。会社の文化になじみ、これから成長してくれるかどうかという観点で評価されることが多いです。

一方で中途採用では、即戦力となる実務経験や専門的な技術が求められます。これまでの仕事でどのような実績を上げてきたか、入社後すぐに活躍できるスキルを持っているかが重要な評価基準となるでしょう。

このように、新卒採用と中途採用とでは求める能力が根本的に違うため、計画段階でどちらの採用かを明確にすることが大切です。

採用手法の違い

どのような採用手法で候補者を集めるかという点も、新卒と中途で変わってきます。

新卒採用の場合、まだ働いたことのない学生に会社のことを知ってもらう必要があるため、多くの学生が集まる就職情報サイトへの掲載や、合同企業説明会への参加が主な手法となります。

また、仕事の体験を通じて会社への理解を深めてもらうインターンシップも重要です。

一方で中途採用では、特定の職務経験を持つ人を探すため、転職サイトや人材紹介会社のサービスを利用することが多くなるでしょう。さらに、社員の知り合いを紹介してもらうリファラル採用も、求める人材に出会うための有効な手段として活用されています。

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選考プロセスとスピード感の違い

採用が決まるまでの選考の流れや、それに要する時間も新卒採用と中途採用とで異なります。

新卒採用は、応募者の数が多い傾向があるため、エントリーシートによる書類選考、筆記試験、複数回の面接といった具合に、時間や工数をかけて選考プロセスを進めます。多くの候補者の中から、自社に合う人材をじっくりと見極めていく必要があるのです。

対して中途採用は、企業側が早く人材を必要としている場合が多く、選考回数を少なくして短期間で内定を出す傾向にあります。応募者も同時に複数の企業の選考を受けていることが多いため、他社に決まってしまう前に、迅速に選考を進めることが重要です。

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内定後フォローとオンボーディングの違い

内定を出してから入社までの期間の関わり方や、入社後のオンボーディングにも違いがあります。

新卒採用は、内定から翌年4月の入社まで半年以上の期間が空くことが多いため、内定者の不安を解消し、入社意欲を維持するための継続的なフォローが欠かせません。例えば、内定者向けの懇親会や研修などを行います。

一方、中途採用者は内定から比較的短い期間で入社するため、入社後に一日でも早く会社に慣れてもらうための支援が中心となります。

具体的には、業務の進め方や社内ルールを教え、スムーズに職場環境になじめるような体制を整えることが重要です。

採用計画を立てる前にすべきこと

効果的な採用計画を立てるためには、事前の準備を徹底する必要があります。やみくもに計画を立て始めるのではなく、まずは自社の現状や外部の状況を正確に把握しましょう。

これから紹介する4つの準備を行うことで、より客観的で実現可能性の高い採用計画を作成するための土台を築けるため、ぜひ参考にしてください。

過去の採用活動をデータで振り返る

まずは、これまでの採用活動がどのような結果だったのかを、具体的な数値で振り返ることから始めましょう。

例えば、「目標としていた採用人数を達成できたか」「採用にどれくらいの費用がかかったか」「各選考段階で何人が次のステップに進んだか」といった情報を確認します。また、内定を出した後に辞退した人の割合や、入社した社員がその後どのくらい会社で活躍してくれているかも重要な指標です。

これらの数値を分析することで、自社の採用活動における成功した点や、改善すべき課題が客観的に見えてきます。この振り返りをしっかりと行うことで、次の計画をより現実的で効果的なものにできるでしょう。

事業計画・経営計画を確認する

そもそも採用活動は、会社の成長を支えるために取り組むものです。そのため、採用計画は会社の事業計画や経営計画と連携している必要があります。

具体的には、会社が今後どの事業を拡大していきたいのか、将来的にどのような組織を目指しているのか、といった方針を確認しましょう。それによって、会社全体として、いつまでに・どの部署で・どのような能力を持つ人材が・何人必要かが明確になります。

会社の進むべき方向性と採用の目的を一致させることで、事業の成長に直接貢献できる人材を確保しやすくなります。経営層とも事前にしっかりと話し合い、会社全体の目標を共有しておきましょう。

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採用動向を調べる

自社だけでなく、社会全体の採用市場が現在どのような状況にあるのかを調べることも重要です。

特に新卒採用においては、以前は採用や就活の時期に全国共通のルールがありましたが、現在は自由化されたため、企業も学生もより早い段階から動くようになっています。

リクナビやマイナビなどの就職情報会社が発表する学生の動向調査などを参考にすると、より実態に合ったスケジュールを組めるでしょう。

世の中の学生や求職者がどのように動いているのか、他の企業がどのような採用活動を行っているのかを把握することで、自社の採用活動をいつ、どのように進めるべきかの判断材料になります。

新入社員へヒアリングを行う

採用計画を立てる前の準備として、比較的最近入社した新入社員に、就職活動の経験について話を聞くのもおすすめです。新入社員は、最も応募者に近い視点を持っている貴重な存在です。

具体的には、「なぜ最終的に自社を選んでくれたのか」「就職活動中にどのような情報が役立ったか」「選考の過程で不安に感じたことや、もっと知りたかったことは何か」などを聞いてみましょう。

これらの「生の声」には、自社の採用活動の魅力や、候補者から見えにくい問題点を改善するためのヒントがたくさん詰まっています。ヒアリングで得られた意見を次の採用広報や選考方法の改善に活かすことで、より応募者の心に響く採用活動が実現できるでしょう。

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採用計画の立て方を6ステップで解説

ここからは、実際に採用計画を立てるための具体的な手順を6つのステップに分けて解説します。

会社の目標達成と採用活動をしっかりと結びつけ、求める人材に出会うための、具体的で実現可能な計画を立てていきましょう。

①事業計画と人員計画をすり合わせる

まずは、会社の事業計画をしっかり確認して、それに基づいた人員計画を作成しましょう。

会社の将来の目標に対して、「どの部署の体制を強化する必要があるか」「新しい事業を始めるために、どのような役割の人が何人必要か」を明確にします。

その際、経営層や各部署の責任者と十分に話し合い、会社全体で「どのような組織を作っていくのか」という共通の認識を持つことが重要です。

結果として単なる欠員補充の採用ではなく、会社の未来を作るための戦略的な採用となるでしょう。

②必要な採用人数を算出する

次に、明確になった人員計画を基に、具体的な採用人数を計算します。

まずは、各部署で必要となる人数を洗い出しましょう。そこから、現在の社員数や今後の退職が予測される人数を考慮して、何人を新たに採用する必要があるのかを算出します。過去数年間の離職率のデータなども参考にすると、より精度の高い予測が可能でしょう。

また、選考の途中で辞退者が出ることも想定し、目標とする入社人数を確保できるよう、採用人数にはある程度の余裕を持たせることが重要です。客観的なデータに基づいて必要な人数を明らかにすることで、計画の説得力が高まります。

③求める人材像と評価基準を定める

採用活動を成功させるためには、どのような人に来てほしいのかという「求める人材像」を具体的にすることも重要です。

求める人材像を考えるときは、「スキルがあるかどうか」だけでなく、「チームに馴染み、気持ちよく協働できる人かどうか」もセットで考えましょう。そして、その人材像に基づいて、面接では何を確認するかや、どのような回答を高く評価するかなど選考の評価基準を明確に定めます。

ここで定めた人材像は、求人票の募集要項や面接の質問内容に直接反映されるため、企業と応募者の間での認識のずれを減らす上でも大切です。

④採用手法とチャネルを選ぶ

求める人材像が固まったら、次はそのような人材にどこで出会えるかを考え、最適な採用手法とチャネルを選びます。

例えば、社会人経験のない学生を採用したい場合はマイナビやリクナビに求人を掲載したり、大学で説明会を開くのが有効です。また、特定の専門技術を持つ経験者を探す場合は人材紹介サービスや専門職向けの転職サイトを活用するのが適しています。

最近では、SNSを活用して企業側から候補者に直接アプローチを取る手法もあります。それぞれの採用手法にかかる費用や効果も考慮し、限られた予算の中で最も効率的な組み合わせは何かを検討しましょう。

関連記事：採用チャネルの選び方を解説！効率的に活用する方法や準備もご紹介

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⑤採用スケジュールと体制を整える

次に、募集を開始してから入社までの一連の流れを、具体的なスケジュールに落とし込みます。

いつまでに求人情報を公開し、書類選考や面接をそれぞれ何回、どのくらいの期間で行うのかを決めます。特に新卒採用の場合は、全体の活動期間が長くなるため、各段階に十分な時間を設定することが重要です。

同時に、誰が採用活動の責任者となり、各部署から誰に面接官として協力してもらうのか、といった社内の体制も整えましょう。関係者全員がスケジュールと自身の役割をいつでも確認できるよう、共有方法を工夫することも円滑な進行に繋がります。

⑥予算と効果測定の指標を設定する

最後に、採用活動全体でどのくらいの費用がかかるのかを計算し、予算を確保します。

求人サイトの掲載料や人材紹介会社への手数料、説明会の会場費など、必要な費用をすべて洗い出します。また、計画がうまくいっているかを判断するための指標も設定しておきましょう。

例えば、応募者一人を集めるのにかかった費用や、採用が決定するまでにかかった期間を算出すると良いでしょう。

これらの指標を定期的に確認し、進捗が思わしくない場合は採用手法を見直すなど、計画を柔軟に修正することが重要です。

採用計画を立てた後にすべきこと

素晴らしい採用計画を立てたとしても、それが実行に移されなければ意味がありません。

ここでは、採用計画を立てた後に、その効果を最大限に高めるために行うべき4つの重要な取り組みについて説明します。

現場の社員と打ち合わせをして協力を促す

採用は、人事部だけではなく、会社全体の協力を得られる方が成功しやすくなります。

特に、新入社員を受け入れることになる現場の部署とは、事前にしっかりと打ち合わせを行うことが重要です。計画段階で定めた求める人材像を共有し、「なぜこの人材を採用するのか」「なぜ現場の協力が必要なのか」を丁寧に説明して理解を得ましょう。

また、現場社員から「実際に共に働く上でどんな人が望ましいか」という意見を聞くことで、人材像がより具体的になり、採用後の定着率向上にも繋がります。

現場社員との打ち合わせは、全社一丸となって採用活動に取り組むための大切なプロセスです。

面接官トレーニングと評価基準の合わせ込みをする

面接官によって質問の内容や評価の仕方が異なると、候補者を公平に評価することができません。このような事態を防ぐために、事前に面接官を担当する社員を集めて、トレーニングを行うのがおすすめです。

具体的には、計画で定めた「求める人材像」や「評価基準」を全員で再確認し、認識にずれがないかを確認を行いましょう。また、候補者の能力や人柄を正しく引き出すための質問の仕方や、逆に聞いてはいけない質問などを学ぶことも重要です。

質の高い面接は候補者の入社意欲を高め、企業のイメージアップにも繋がるため、ぜひ面接官トレーニングを実施してみてください。

採用サイトやSNSの採用ページを最適化する

多くの求職者は、企業の採用サイトやSNSを見て、その会社に応募するかどうかを判断します。そのため、これらのページは「会社の顔」ともいえる重要なものです。

まずは、計画で定めた「求める人材像」に興味を持ってもらえるように、掲載する情報を定期的に見直し、最適化しましょう。仕事の具体的な内容や、働いている社員の雰囲気、会社の将来性などが魅力的に伝わるように工夫することが大切です。

さらに、実際に働く社員のインタビューなどを掲載することで、応募者は入社後の自分をより鮮明にイメージできるようになります。

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採用スピードを向上させる

優秀な人材ほど、複数の企業から内定を得る可能性が高くなります。そのため、選考の対応が遅いと、他の企業に決まってしまうリスクが高まります。

そのため、応募があったら可能な限り早く連絡を取り、面接の日程調整もスムーズに行いましょう。また、選考結果もいたずらに待たせることなく、合格・不合格に関わらず迅速に伝えることが大切です。

応募者への連絡が遅れることは、志望度を下げるだけでなく、「応募者を大切にしない会社」という印象を与えかねません。誠実で迅速な対応を心がけることが、企業の信頼性を高めることにも繋がります。

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採用計画を運用する際に注意すべきポイント

採用計画は、一度立てたら終わりというわけではありません。実際の活動を進める中で、状況の変化に合わせて柔軟に内容を調整していく必要があります。

ここでは、採用計画をより効果的に運用していくために、日々の業務で注意すべき3つのポイントについて具体的に解説していきます。

採用計画を四半期ごとに見直す

ビジネスを取り巻く環境は絶えず変化しているため、最初に立てた採用計画が常に最適とは限りません。そのため、少なくとも四半期ごと、3ヶ月に一度は計画全体を見直す機会を設けましょう。

この見直しでは、採用目標人数に対する現在の進捗状況を確認するだけでなく、競合他社の動向や採用市場全体の変化、自社の事業計画に変更がないかなども改めて確認します。

もし計画と現状に大きなずれが生じている場合は、採用ターゲットや使用する採用手法、スケジュールなどを修正します。

定期的な見直しを行うことで、計画が古くなるのを防ぎ、常に実態に合った効果的な採用活動を続けることができるでしょう。

週次で数字を反応率・面接化率・承諾率チェックする

四半期ごとの大きな見直しに加えて、週単位で採用活動の具体的な数値を確認することも重要です。

特に注目すべきは「反応率（求人への応募数）」「面接化率（応募から面接に進んだ割合）」「承諾率（内定後に承諾してもらえた割合）」の3つです。

例えば、反応率が低ければ求人内容の魅力が伝わっていない可能性があり、面接化率が低ければ求める人材とは違う層からの応募が多いのかもしれません。また、承諾率が低い場合は、選考過程や条件面で他社に劣っている可能性が考えられます。

これらの数値を毎週追いかけることで、採用活動のどこに課題があるのかを早期に発見し、迅速に改善策を打てるでしょう。

必要に応じて外部サービスも活用する

採用活動の全てを社内の力だけで行おうとすると、人手や専門知識が足りずにうまくいかない場合があります。

特に、「専門的な職種の応募者が全く集まらない」「採用担当者が忙しく、応募者への対応が遅れがちになる」といった課題に直面した際は、外部の専門サービスを活用することも有効な選択肢です。

例えば、求める人材を探して紹介してくれる「人材紹介サービス」や、採用業務の一部を代行してくれる「採用代行サービス」、全体を俯瞰して助言をもらえる「採用コンサルティングサービス」などがあります。

自社の状況に合わせてこれらのサービスをうまく利用することで、採用の専門家の力を借りながら、社内の負担を減らし、採用活動全体の効率と質を高めることができるでしょう。

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まとめ｜採用計画の立て方を理解して実践しよう！

採用計画は、会社の目標達成に向けた活動の土台となるものです。

採用計画を立てる前の丁寧な準備や具体的なステップに沿った計画策定、そして実行後の柔軟な運用と改善まで、すべての工程が大切です。

これら一連の流れを丁寧に進めることで、採用の精度を高めることができるでしょう。

そして、採用活動の成功には、一度立てた計画に固執するのではなく、状況の変化に対応しながら改善を続けることが重要です。

まずは、自社の過去の採用データを客観的に振り返り、現状を把握することから始めてみましょう。ぜひ、本記事を参考にして、正しい手順で採用計画を立てて、採用活動を成功に導いてください。

【参考記事】
採用戦略の立て方とは？得られる3つのメリットや注意点も徹底解説｜coachee

◼︎監修者情報

株式会社ノックラーン代表取締役 福本 英

株式会社ビズリーチ（現Visional）で約100社のスタートアップ/ベンチャー企業・外資系企業・日系大手企業の中途採用コンサルティングに従事。その後、AIスタートアップにて採用全体を統括し、上場に貢献。2022年に株式会社ノックラーンを創業し、3期目で株式会社エアトリ(東証プライム上場)へグループイン。主力事業「Recboo」にて、スタートアップ～上場ベンチャーを中心に、CXO・幹部クラス、研究者、AI人材など高難易度職種の採用、採用体制の0→1構築の支援行う。