退職手続きの会社側のチェックポイントを解説！必要書類・保険の手順を紹介

従業員の退職にともなう手続きは、書類の作成や期限の管理が多く、担当者にとって大きな負担になりがちです。

本記事では、退職手続きの全体の流れと法定の期限を整理したうえで、退職前・退職日当日・退職後の各段階で会社側がやるべきことをチェックリスト形式で解説します。

退職者とのトラブルを避けながら、社会保険や税金の手続き、必要書類の準備を漏れなく進めるための参考にしてください。

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退職手続きの全体像｜会社側が対応すべきことのスケジュール

従業員の退職が決まると、会社側にはさまざまな事務処理が発生し、それぞれに法定の期限があります。まずは退職の申し出から退職後の届出までの流れと、期限の厳しい手続きを押さえておきましょう。

退職の申し出から完了までの基本的なフロー

退職の申し出を受けてから手続きが完了するまでの流れは、大きく3つの段階に分けられます。

・退職決定〜最終出社日：退職届の受理、退職日の確定、有給休暇の確認、業務の引き継ぎ、貸与品の確認
・最終出社日（退職日）：貸与品や資格確認書の回収、必要書類の受け渡し
・退職後：社会保険の資格喪失届、雇用保険の資格喪失届、源泉徴収票の交付、住民税の異動届

段階ごとに担当者と期限を決めておくと、引き継ぎや退職者への連絡がスムーズになり、手続きの抜け漏れも防げます。

【期限一覧表】社会保険・税金関連の会社側手続きスケジュール

退職後の手続きには、法律で期限が定められています。社会保険や雇用保険の届出が遅れると、退職者の次の保険加入や失業給付に影響するうえ、罰則の対象になる可能性もあります。

・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届：退職日の翌日から5日以内
・雇用保険被保険者資格喪失届：退職日の翌日から10日以内
・雇用保険被保険者離職証明書：資格喪失届とあわせて提出
・源泉徴収票の交付：退職日から1ヶ月以内
・給与所得者異動届出書（住民税）：退職した月の翌月10日まで

【退職前】従業員の退職申し出から最終出社日までに会社側がやること

退職の申し出を受けたら、退職日を正式に決め、有給休暇の消化や業務の引き継ぎを調整します。あわせて、退職後の手続きに必要な情報をこの期間に確認しておくと、退職日以降の事務がスムーズに進みます。

退職届を受理し退職日を正式に確定させる

従業員から、退職の意思表示として「退職願」または「退職届」を受け取ります。

一般的に「退職願」は会社に合意を求める申し出で、会社が承諾するまでは撤回が可能です。

一方、「退職届」は確定的な意思表示とされ、原則として撤回できません。書面を受け取った後は、上長や人事担当者が面談で退職理由などを確認し、最終的な退職日を双方の合意のもとで確定させます。

なお、民法第627条により、期間の定めのない雇用契約は、解約の申し入れから2週間が経過すると終了します。

有給休暇の残り日数を確認し最終出社日を調整する

従業員の有給休暇の残日数を確認し、本人に伝えます。

従業員が退職日までに残りの有給休暇の取得を希望した場合、会社は原則として拒否できません。業務の引き継ぎ期間を考慮しながら、退職日までのスケジュールのなかでどのように有給休暇を取得するかを本人と話し合い、最終出社日を決めます。

退職時に消化しきれない残日数を買い取ることは例外的に認められていますが、あくまで本人の合意が前提で、取得を希望する従業員に買い取りを強いることはできません。

業務の引き継ぎ計画を作成し社内外への周知準備を進める

退職する従業員が担当していた業務を洗い出し、後任者への引き継ぎ計画を作成します。

引き継ぎリストには、業務内容や手順、関係者の連絡先、資料の保管場所などを書き出し、後任者がすぐに業務を始められる状態を目指します。最終出社日までに引き継ぎが終わるよう、進み具合を定期的に確認しましょう。

同時に、取引先や関係部署への周知のタイミングと方法も決めておきます。取引先には、後任者と一緒にあいさつに伺うと関係を引き継ぎやすくなります。

退職後の連絡先や書類送付先を確認する

退職後に源泉徴収票や離職票などの書類を送るため、本人の最新の連絡先（電話番号、私用のメールアドレス）と郵送先の住所を確認し、記録しておきます。

退職後に引っ越しの予定がないかもあわせて確認しましょう。連絡先や住所が分からないと、書類が届かなかったり、確認したいことがあっても連絡が取れなくなったりします。

確認は口頭だけで済ませず、書面やメールなど記録に残る形で行うのが安心です。

離職票が必要かどうかも、このタイミングで本人に聞いておくと後の手続きが進めやすくなります。

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【退職日当日】会社側が行うべき書類の受け渡しと物品回収

退職日当日は、退職者と直接やり取りできる最後の機会です。会社からの貸与品や資格確認書を漏れなく回収し、最終給与や退職金の支払い準備、秘密保持に関する書面の取り交わしまでを確実に済ませましょう。

社員証や資格確認書など会社からの貸与物を漏れなく回収する

退職日当日には、社員が使っていた会社の資産をすべて回収します。主な対象は、社員証や入館証、名刺、業務用のPCやスマートフォンなどです。

健康保険の資格確認書を交付している場合は、有効期限内のものを扶養家族の分も含めて回収します。なお、従来の健康保険証は2025年12月2日以降使えなくなっており、協会けんぽでは回収不要としています。

事前に貸与品リストを作成し、本人と担当者が現物を確認しながらチェックすると、返却漏れを防げます。

最終的な給与や退職金の支払い手続きを完了させる

退職日までの給与を計算し、通常の給与支払日に最終給与を支払います。

ただし、労働基準法第23条により、退職者から請求があった場合は、請求から7日以内に賃金を支払わなければなりません。退職金制度がある場合は、退職金規程にもとづいて金額を算定し、定められた期日までに支払います。

退職金を支払う際は、本人から「退職所得の受給に関する申告書」を受け取っておくと、適切な税額で源泉徴収できます。給与明細や退職金の計算書は、本人に手渡すか後日郵送しましょう。

秘密保持契約などに関する誓約書を取り交わす

在職中に知った業務上の機密情報や個人情報を退職後も漏らさないよう、秘密保持に関する誓約書への署名を依頼します。

誓約書には、秘密情報の範囲や退職後の守秘義務、違反した場合の対応などを明記します。競業避止義務を盛り込む場合は、期間や地域、対象業務が広すぎると無効と判断されるおそれがあるため注意が必要です。

また、署名は強制できないため、入社時の誓約書や就業規則で秘密保持義務を定めておくと安心です。退職日当日に内容を説明し、納得してもらったうえで取り交わしましょう。

【退職後】会社側が行う社会保険・税金関連の事務手続き

退職後は、年金事務所やハローワーク、市区町村への届出が中心になります。社会保険や雇用保険の手続きは退職者の生活に直結するため、法定の期限を必ず守りましょう。

健康保険・厚生年金保険の資格喪失手続きを年金事務所で行う

退職日の翌日から5日以内に、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を管轄の年金事務所（健康保険組合に加入している場合は組合にも）へ提出します。

回収した有効期限内の資格確認書がある場合は、喪失届に添付します。手続きが終わると、退職者は国民健康保険や任意継続被保険者制度への加入、家族の被扶養者になる手続きなどを進められるようになります。

なお、年金手帳や基礎年金番号通知書は本人の持ち物のため、会社で預かっている場合は退職日までに返却しましょう。

ハローワークで雇用保険の資格喪失手続きを行う

退職日の翌日から10日以内に、管轄のハローワークへ「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出します。

退職者が失業給付の受給を希望する場合は、離職票の交付に必要な「離職証明書」もあわせて提出します。離職理由や賃金の記載に誤りがあると、給付の開始が遅れたり、給付日数が変わったりと、退職者に不利益が生じるおそれがあります。

特に離職理由は、自己都合か会社都合かで給付内容が大きく変わるため、本人と認識を合わせたうえで正確に記入しましょう。交付された離職票は、速やかに本人へ送付します。

源泉徴収票を作成し退職後1ヶ月以内に本人へ交付する

その年の1月1日から退職日までに支払った給与や賞与と、源泉徴収した所得税額を記載した「給与所得の源泉徴収票」を作成します。

源泉徴収票は、退職者が転職先で年末調整を受けたり、自分で確定申告をしたりする際に必要になる書類です。所得税法により、退職日から1ヶ月以内に本人へ交付することが義務づけられています。

最終給与の確定後に作成し、離職票などほかの書類と一緒に郵送するのが一般的です。退職金を支払った場合は、「退職所得の源泉徴収票」も別途交付します。

住民税の特別徴収から普通徴収への切り替え手続きを行う

給与から天引きしていた住民税（特別徴収）は、退職にともない、本人が直接納める「普通徴収」などへの切り替えが必要です。

退職した月の翌月10日までに、退職者が住む市区町村へ「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出します。1月1日から4月30日までに退職する場合は、最後の給与や退職金から残りの住民税を一括で徴収するのが原則です。

それ以外の時期でも、本人が希望すれば一括徴収できます。転職先で特別徴収を続ける場合は、届出書に転職先の情報を記入します。

退職者とのやり取りで必要な書類【渡すもの・回収するものリスト】

退職手続きでは、会社と退職者の間で多くの書類や物品のやり取りが発生します。「会社が渡すもの」と「会社が回収するもの」を分けてリスト化しておくと、交付漏れや回収漏れを防げます。

会社側から退職者に渡す必要のある書類一覧

退職者に渡す主な書類は次のとおりです。

・離職票：失業給付の申請に使う（本人が希望した場合、または59歳以上の場合）
・雇用保険被保険者証：転職先で提出を求められる（会社で保管している場合）
・源泉徴収票：退職日から1ヶ月以内に交付
・年金手帳・基礎年金番号通知書：会社で預かっている場合に返却
・退職証明書：本人から請求があった場合に交付

退職証明書は、労働基準法第22条により、請求があれば遅滞なく交付しなければなりません。書類が届かないと退職者の手続きが止まってしまうため、送付予定日も伝えておきましょう。

退職者から会社側が回収すべき書類・物品一覧

情報漏洩や不正利用を防ぐため、次の書類や物品は退職日当日までに漏れなく回収します。

・健康保険の資格確認書：有効期限内のものを被扶養者の分も含めて回収
・社員証、IDカード、入館証、セキュリティキー
・名刺：本人の名刺と、業務で受け取った取引先の名刺
・業務用端末：PC、スマートフォン、タブレットなど
・会社の経費で購入した備品：書籍、制服など
・業務で作成したデータや書類

あわせて、社内システムやクラウドサービスのアカウントも退職日に合わせて停止しましょう。

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なぜ退職手続きのミスは起こる？担当者が陥りやすい3つの罠

退職手続きは定型業務でありながら、ミスが起きやすい領域です。その背景には、確認不足だけでなく、業務の進め方や体制の問題が隠れていることが少なくありません。

属人化したアナログ管理による確認漏れや遅延の発生

退職手続きが特定の担当者の知識や経験に頼っており、マニュアルやチェックリストが整っていない場合、ミスが起こりやすくなります。

担当者が記憶をもとに業務を進めるため、多くの手続きのなかから抜け漏れが出てしまうのです。また、紙の書類や個人のファイルで情報を管理していると、進み具合が周囲から見えず、対応の遅れに気づけません。

担当者の急な休みや異動があった際に、誰も対応できなくなるおそれもあります。手順を書き出し、複数人で進捗を確認できる状態にしておきましょう。

退職者とのコミュニケーション不足による認識のズレ

退職者本人との意思疎通が足りないと、さまざまな認識のズレが生じます。

たとえば、離職票が必要かどうかを確認しないまま手続きを進めてしまったり、最終出社日の認識が会社と本人で違っていたりするケースです。退職後の書類送付先を確認しておらず、重要な書類が届かないというトラブルも少なくありません。

手続きの流れや本人に用意してもらうものを事前に説明しておかないと、必要な協力も得られにくくなります。案内を書面にまとめて渡すと、伝え漏れを防げます。

退職者体験（オフボーディング）の軽視がもたらす企業評判への影響

退職時の一連の体験（オフボーディング）を単なる事務処理と考え、対応をおろそかにすると、後々のリスクにつながります。

手続きの遅れや不備、強引な引き止めなど、退職者に不信感を与える対応は、企業の評判を損なう原因になります。退職者は口コミサイトやSNSで体験を発信する可能性があり、否定的な情報は採用活動やブランドイメージに影響します。

一方で、気持ちよく送り出した退職者は、再入社や取引先、リファラル採用の紹介者として、将来再び会社と関わってくれることもあります。

トラブルを未然に防ぐために会社側が注意すべき法的ポイント

退職手続きでは、労働関連の法律を正しく理解していないと、意図せず違法な対応をとってしまうおそれがあります。ここでは、特にトラブルになりやすい3つのポイントを解説します。

一方的な引き止めや退職届の不受理がもたらすリスク

従業員から退職願や退職届が出された際に、会社が一方的に受け取りを拒んだり、威圧的に引き止めたりすると、法的な問題になる可能性があります。

民法により、期間の定めのない雇用契約では、労働者は原則として退職の申し出から2週間で退職できます。会社が受理を拒んでも、退職の効力そのものは止められません。

しつこい引き止めはハラスメントと受け取られるおそれがあり、悪質な場合は損害賠償を求められる可能性もあります。引き止めたい場合も、条件を提示して話し合うにとどめましょう。

退職代行サービスから連絡が来た場合の適切な対応方法

退職代行サービスは、従業員に代わって退職の意思を会社に伝えるサービスです。

運営元によってできることが異なり、弁護士が運営する場合は代理人として退職日や有給消化の交渉まで行えます。労働組合が運営する場合も、団体交渉として交渉が可能です。一方、民間企業の代行業者は意思を伝えることしかできず、交渉に応じる必要はありません。

いずれの場合も、連絡を無視したり、本人に出社を強要したりするとトラブルが悪化するため、運営元と委任の事実を確認したうえで冷静に手続きを進めましょう。

退職に関する書類の法的な保存期間を遵守する

労働基準法などの法律では、労働関係の書類について保存期間が定められており、退職に関する書類も対象になります。

〇労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・退職に関する書類：5年間（当分の間は3年間）
〇雇用保険に関する書類：2年間（被保険者に関する書類は4年間）

保存期間は、労働者名簿であれば退職日から数えるなど、書類ごとに起算日が異なります。

期間内に廃棄してしまうと、行政の調査や退職者からの問い合わせに対応できなくなるため、書類の種類と廃棄予定日を一覧にして管理しておきましょう。

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煩雑な退職手続きを効率化し、戦略的な人事業務へシフトする方法

退職手続きは手作業と期限管理が多く、人事・労務担当者の時間を大きく圧迫します。定型業務を効率化できれば、生まれた時間を採用や組織づくりといった業務に振り向けられます。

チェックリストを活用して手続きの抜け漏れを防ぐ

退職手続きの業務を時系列で書き出した、社内共通のチェックリストを作成しましょう。

「退職の申し出時」「最終出社日まで」「退職日当日」「退職後」といった段階ごとに、「やること」「担当者」「期限」「完了チェック」の項目を設けます。こうしておけば、誰が担当しても抜け漏れや遅れが起きにくくなります。

チェックリストは業務の標準化と属人化の解消にも直結します。法改正や制度変更があった際には内容を見直し、常に最新の手順に保つことも忘れないようにしましょう。

労務管理システムを導入して電子申請に対応する

社会保険や雇用保険の手続きを電子申請できる労務管理システムを導入すると、業務を大きく効率化できます。

年金事務所やハローワークに出向いたり、書類を郵送したりする手間がなくなり、PC上で手続きを完結できます。従業員情報を一元管理できるため、書類作成時の転記ミスも防げるでしょう。

また、多くのシステムには、退職手続きに必要な書類を自動で作成する機能も備わっています。

なお、資本金1億円を超える法人などは、社会保険や雇用保険の一部の手続きで電子申請が義務づけられています。

手続き業務の効率化で採用などのコア業務に注力する

チェックリストや労務管理システムで退職手続きのような定型業務を効率化すると、人事・労務担当者は時間をより付加価値の高い業務に使えるようになります。

たとえば、採用戦略の立案や従業員エンゲージメントの向上、人材育成の仕組みづくりなど、会社の成長に直結する業務です。

特に、退職者が出た後の欠員補充は、計画的に進めないと現場の負担が増え、次の退職を招きかねません。手続き業務の効率化は、守りの労務から攻めの人事へと移るための第一歩です。

中途採用の進め方については「中途採用の流れを企業・求職者別に解説｜成功へのルートと期間」で詳しく紹介しています。

会社の退職手続きに関するよくある質問

退職手続きで担当者が判断に迷いやすい質問とその回答をまとめました。

会社側の退職手続きが遅れた場合、罰則などはありますか？

はい、罰則の対象になる可能性があります。

健康保険法や厚生年金保険法、雇用保険法では、届出を怠った事業主への罰則が定められています。たとえば雇用保険法では、届出をしなかったり、虚偽の届出をしたりした場合、6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科されることがあります。

罰則だけでなく、退職者の保険加入や失業給付が遅れ、トラブルの原因にもなるため、期限は必ず守りましょう。遅れそうな場合は、早めに管轄の窓口へ相談しておくと安心です。

退職者から「離職票は不要」と言われた場合、発行しなくてもよいですか？

退職者本人が離職票の交付を希望しない場合は、原則として発行しなくても問題ありません。ただし、資格喪失届の提出は必要です。

また、離職日に59歳以上の退職者については、本人の希望にかかわらず離職票を交付する必要があります。後から「やはり必要になった」と言われることもあるため、不要である旨を書面やメールで確認しておくと安心です。

離職票は退職後に請求があれば発行できるため、その場合の連絡先も伝えておきましょう。

退職する従業員に残っている有給休暇は、会社としてどう扱うべきですか？

従業員が退職日までに残りの有給休暇の取得を希望した場合、会社は原則として取得させる必要があります。

会社には取得時季を変更する権利（時季変更権）がありますが、退職日を超えて変更することはできないため、退職前の有給休暇の取得は実質的に拒否できません。引き継ぎが必要な場合は、引き継ぎ期間を確保できるよう退職日や取得の順番を本人と話し合いましょう。

消化しきれない残日数は、本人と合意すれば買い取ることもできます。

まとめ

従業員の退職にともなう会社側の手続きは多岐にわたり、それぞれに法定の期限が定められています。手続きを確実に進めることは、退職者とのトラブルを防ぎ、会社の信頼を守ることにつながります。

本記事で紹介した時系列のチェックリストや、渡すもの・回収するもののリストを使って全体像を把握し、一つずつ確実に対応しましょう。

あわせて、労務管理システムの導入などで業務を効率化し、採用や組織づくりといった業務に時間を使える体制を整えていくことも大切です。

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